Lorsque je dois aller à un rendez-vous important ou animer un séminaire, j’ai pris l’habitude de me préparer d’une autre manière très personnelle : je fais une petite promenade d’une quinzaine de minutes, systématiquement, avant le rendez-vous.
Pendant cette promenade préparatoire :
- Je me détends au maximum, marchant lentement et faisant de grandes enjambées. Je fais le plein d’oxygène. Ainsi, j’arrive parfaitement frais au rendez-vous. Préféreriez-vous négocier avec quelqu’un de calme, au teint frais, ou avec un individu stressé et exsangue ?
- Je passe en revue le film de la rencontre. Comme je souhaite qu’elle se déroule. J’arrive souriant, mon client ou l’assistance m’accueille avec plaisir, mes arguments s’enchaînent avec logique et élégance et tout se déroule dans l’harmonie. En partant, je serre la main de mon client avec un sourire satisfait.
En général, les gens négligent cet aspect important du Time Management System. Ce qu’ils oublient, c’est que nous travaillons toujours avec des êtres humains : si vous êtes détendu, frais et dispo, vos chances de succès sont d’autant plus grandes.
Le secret de la grande forme
Malgré une bonne planification, il arrive parfois des imprévus, des urgences. Ou encore, certaines tâches demandent beaucoup plus d’efforts que ce que nous escomptions.
Alors, comment faire pour être toujours d’attaque ? Le secret est simple.
Ne vous surmenez jamais. Accordez-vous des pauses fréquentes, prenez des vacances régulièrement, faites des siestes, planifiez vos activités de détente aussi sérieusement que les tâches dites importantes.
Travailler trop longtemps et trop intensément ne vaut rien… Eh oui ! Sans qu’on s’en rende compte, on atteint rapidement un point de saturation. Et les études ont démontré que pour l’individu moyen, il ne faut pas travailler plus d’une heure d’affilée sans prendre de pause.
Pourquoi ?
Tout simplement parce que la concentration s’effondre après cette durée.Lothar J. Seiwert, dans son livre « Maîtrisez votre temps », cite les résultats d’une étude médicale sur le rendement de la concentration pendant 60 minutes, sous la forme de ce graphique :
L’effet optimal des pauses
Et Seiwert précise qu’il a été établi que les pauses ne devaient pas excéder une dizaine de minutes pour obtenir leur effet optimal. En conséquence, prévoyez des pauses régulières, mais brèves dans votre agenda.
Bien entendu, votre cadre de travail ne vous permet pas toujours de faire une pause toutes les heures en vous allongeant sur votre canapé.
Mais rien ne vous empêche d’aller boire de l’eau, d’aller remettre un document à un collègue, en vous assurant cependant que vous ne vous absenterez pas plus de 10 minutes.
Vous pouvez aussi changer de niveau de difficulté, ce qui revient souvent à une pause.
Par exemple, si vous devez répondre à du courrier de routine ou dépouiller le courrier personnel que vous avez reçu… Vous pouvez également faire un peu de rangement dans votre bureau ou consulter une revue.
L’idéal est évidemment de vous lever et même de prendre un grand bol d’air (par exemple en allant acheter des fruits ou de l’eau). Pourquoi pas ? Mais ce n’est pas toujours possible.
En conséquence, gardez toujours à portée de main des travaux tampons.
